Barrierefreie PDFs: Probleme erkennen & einfach beheben | BFSG

Dateiname: barrierefreie-pdfs-probleme-und-fixes

Meta Title: Barrierefreie PDFs: Probleme erkennen & einfach beheben | BFSG

Meta Description: Erfahren Sie die häufigsten Barrieren in PDFs und wie Sie diese schnell beheben, um die Anforderungen des BFSG zu erfüllen. Inkl. Quick-Fixes.

H1: Barrierefreie PDFs: Die 5 häufigsten Probleme und wie Sie sie sofort beheben

In der digitalen Welt sind PDFs allgegenwärtig – von Rechnungen über Verträge bis hin zu Whitepapern. Doch mit dem Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) rückt eine oft übersehene Eigenschaft in den Fokus: die Zugänglichkeit. Ein nicht barrierefreies PDF kann für Menschen mit Behinderungen, insbesondere für solche, die auf Screenreader angewiesen sind, eine unüberwindbare Hürde darstellen.

Dieser Artikel zeigt Ihnen die typischsten Probleme bei der PDF-Barrierefreiheit und liefert einfache "Quick-Fixes", mit denen Sie die häufigsten Mängel selbst beheben können.

Warum sind barrierefreie PDFs für das BFSG so wichtig?

Das BFSG, die deutsche Umsetzung des European Accessibility Act (EAA), fordert, dass digitale Produkte und Dienstleistungen ab Juni 2025 barrierefrei sein müssen. Das schließt explizit auch Dokumente wie PDFs ein, die auf Ihrer Webseite zum Download angeboten werden oder Teil Ihrer Dienstleistung sind. Ignorieren Sie dies, riskieren Sie nicht nur den Ausschluss von bis zu 20 % der Bevölkerung, sondern auch rechtliche Konsequenzen.

Ein barrierefreies PDF ist so strukturiert, dass es von assistiven Technologien wie Screenreadern korrekt "gelesen" und interpretiert werden kann. Inhalte werden in der richtigen Reihenfolge wiedergegeben, Bilder haben Alternativtexte und die Navigation ist logisch.

Problem 1: Fehlende oder falsche Tags (Struktur)

Das größte Problem überhaupt. Ein PDF ohne "Tags" ist für einen Screenreader wie ein Buch ohne Absätze, Überschriften oder Inhaltsverzeichnis. Der Screenreader weiß nicht, was eine Überschrift, ein normaler Textabsatz, eine Liste oder eine Tabelle ist. Er liest im schlimmsten Fall einfach unzusammenhängende Textbrocken vor.

• So erkennen Sie es: Öffnen Sie das PDF in Adobe Acrobat Pro. Wenn im Navigationsbereich der Tab "Tags" fehlt oder leer ist, ist das Dokument nicht getaggt. Ein weiteres Indiz ist, wenn die Vorlesefunktion (Ansicht > Vorlesen) unlogische Sprünge macht.

• Quick-Fix:

  • Im Quell-Dokument: Die beste Methode ist, die Struktur bereits im Ursprungsdokument (z. B. Microsoft Word oder InDesign) korrekt anzulegen. Nutzen Sie konsequent Formatvorlagen für Überschriften (H1, H2, H3), Listen und Tabellen. Beim Export als PDF (Funktion "Speichern unter" oder "Exportieren") stellen Sie sicher, dass die Option "Dokumentstruktur-Tags für Barrierefreiheit erstellen" aktiviert ist.
  • In Adobe Acrobat Pro: Für bestehende PDFs können Sie die Funktion "Barrierefreiheit" > "Autotaggen" nutzen. Dies ist ein guter erster Schritt, erfordert aber fast immer eine manuelle Nachkontrolle und Korrektur.

Problem 2: Fehlende Alternativtexte für Bilder

Bilder, Grafiken und Diagramme sind für sehende Nutzer informativ oder dekorativ. Für blinde Nutzer, die einen Screenreader verwenden, existieren sie nicht – es sei denn, sie haben einen Alternativtext (Alt-Text). Dieser kurze Beschreibungstext wird vom Screenreader vorgelesen und vermittelt den Inhalt und Zweck des Bildes.

• So erkennen Sie es: Nutzen Sie das Werkzeug "Barrierefreiheitsprüfung" in Adobe Acrobat Pro. Es wird alle Bilder ohne Alt-Text als Fehler melden.

• Quick-Fix:

  1. Öffnen Sie in Acrobat Pro die Werkzeugleiste "Barrierefreiheit".
  2. Wählen Sie "Alternativtext festlegen". Das Tool führt Sie durch alle Bildelemente im Dokument.
  3. Geben Sie für jedes informative Bild eine prägnante Beschreibung ein (z. B. "Diagramm, das den Umsatzanstieg im letzten Quartal zeigt").
  4. Rein dekorative Bilder (z. B. grafische Trennlinien) sollten als "dekoratives Bild" markiert werden, damit der Screenreader sie ignoriert.

Problem 3: Falsche Lesereihenfolge

Stellen Sie sich vor, Sie lesen einen mehrspaltigen Zeitungsartikel, aber anstatt eine Spalte von oben nach unten zu lesen, springen Ihre Augen nach jeder Zeile zur nächsten Spalte. Genau das passiert, wenn die Lesereihenfolge in einem PDF nicht korrekt definiert ist. Der Screenreader folgt dieser Reihenfolge und gibt den Inhalt in einer unlogischen und verwirrenden Sequenz wieder.

• So erkennen Sie es: Öffnen Sie in Acrobat Pro den Tab "Reihenfolge" (im Navigationsbereich, oft erst unter "Anzeige > Ein-/Ausblenden > Navigationsfenster" aktivieren). Die nummerierten Kästchen zeigen die aktuelle Reihenfolge an. Ziehen Sie einen Rahmen um die Seitenbereiche, um die Reihenfolge visuell zu prüfen.

• Quick-Fix:

  1. Öffnen Sie das Werkzeug "Reihenfolge" in der "Barrierefreiheit"-Leiste.
  2. Das Tool zeigt Ihnen die erkannten Inhaltsblöcke an.
  3. Sie können diese Blöcke per Drag-and-drop direkt im Panel neu anordnen, um eine logische Lesereihenfolge (z. B. Überschrift -> Textabsatz -> Bild -> Bildunterschrift) herzustellen.

Problem 4: Nicht barrierefreie Tabellen

Tabellen sind eine Herausforderung. Ohne korrekte Auszeichnung weiß ein Screenreader nicht, welche Zelle eine Spaltenüberschrift und welche eine Zeilenüberschrift ist. Der Kontext geht verloren und die Daten werden als eine bedeutungslose Aneinanderreihung von Informationen vorgelesen.

• So erkennen Sie es: Wenn der Screenreader beim Navigieren durch eine Tabelle nicht bei jeder Zelle die zugehörige Überschrift wiederholt, ist die Tabelle nicht korrekt ausgezeichnet.

• Quick-Fix:

  1. Auch hier ist die Korrektur im Quelldokument (z. B. Word) am einfachsten. Stellen Sie sicher, dass in den Tabelleneigenschaften die erste Zeile als "Kopfzeile" definiert ist und die Option "Gleiche Kopfzeile auf jeder Seite wiederholen" aktiviert ist.
  2. In Adobe Acrobat können Sie mit dem Werkzeug "Lesereihenfolge" den Tabelleneditor aufrufen. Dort können Sie manuell Zellen als Kopfzellen (TH) oder Datenzellen (TD) definieren. Dies ist jedoch aufwendig.

Problem 5: Fehlender oder nichtssagender Dokumenttitel

Jede Webseite hat einen Titel, der im Browser-Tab angezeigt wird. Ein PDF sollte das auch haben! Dieser Titel gibt Nutzern von assistiven Technologien eine erste, wichtige Orientierung über den Inhalt des Dokuments, noch bevor sie es lesen. Oft wird stattdessen nur der Dateiname (z.B. Q3_Report_final_v2.pdf) angezeigt, was wenig hilfreich ist.

• So erkennen Sie es: Schauen Sie in die Titelleiste des PDF-Readers (z.B. Acrobat). Steht dort der Dateiname statt eines aussagekräftigen Titels?

• Quick-Fix:

  1. Gehen Sie in Adobe Acrobat auf Datei > Eigenschaften.
  2. Wechseln Sie in den Reiter "Ansicht beim Öffnen" und stellen Sie sicher, dass bei "Anzeigen" die Option "Dokumenttitel" ausgewählt ist (nicht "Dateiname").
  3. Wechseln Sie in den Reiter "Beschreibung" und tragen Sie im Feld "Titel" einen aussagekräftigen Namen für das Dokument ein (z. B. "Quartalsbericht Q3 2024: Nachhaltigkeitsinitiativen").

Fazit: Barrierefreiheit ist kein Hexenwerk

Die Erstellung barrierefreier PDFs mag zunächst komplex erscheinen, aber die häufigsten Fehler lassen sich oft schon im Erstellungsprozess mit einfachen Mitteln vermeiden. Ein korrekt strukturiertes Word-Dokument ist die halbe Miete. Für bestehende Dokumente bietet Adobe Acrobat die notwendigen Werkzeuge zur Prüfung und Nachbesserung.

Indem Sie Ihre PDFs zugänglich machen, erfüllen Sie nicht nur eine gesetzliche Pflicht des BFSG, sondern öffnen Ihre Inhalte für ein breiteres Publikum und senden ein starkes Signal für Inklusion.

Wollen Sie sicherstellen, dass nicht nur Ihre PDFs, sondern Ihre gesamte Webseite den Anforderungen des BFSG entspricht?

BFSG Check starten

Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar.

Quellen:

• Adobe: PDF-Barrierefreiheit reparieren
• PDF/UA in a Nutshell (PDF Association): pdfa.org/wp-content/uploads/2018/10/PDFUA-in-a-Nutshell-de.pdf
• Web Accessibility Initiative (W3C): PDF Techniques for WCAG 2.0